B2B bedeutet Business to Business, also übersetzt Unternehmer zu Unternehmer.
Im Bezug auf die E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 ist also diese Geschäftsbeziehung entscheidend. Es geht nicht um Rechnungen an Privatpersonen, also B2C (Business to Customer – Unternehmer zu Verbraucher).

Sie können jedoch auch an Privatpersonen E-Rechnungen (ZUGFeRD) versenden, wenn diese ihre Zustimmung geben. (Zur Einwilligung/Zustimmung finden Sie mehr unter dem Punkt „Versand“).

B2G bedeutet Business to Goverment, also übersetzt Unternehmer zu Behörden.
Im Bezug auf die E-Rechnung ist also in dieser Geschäftsbeziehung wichtig zu wissen, was hier gesetzlich geregelt ist.

Seit dem 27. November 2020 sind alle Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind insbesondere Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 € netto.

Weiter Infos erhalten Sie hier:
https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/verwaltungsmodernisierung/einfuehrung-e-rechnung/einfuehrung-e-rechnung-node.html

Für Hessen: Ab dem 18.April 2024 müssen die Lieferanten der öffentlichen Auftraggeber in Hessen elektronische Rechnungen stellen.

In Deutschland ist nach der E-RechV grundsätzlich der Standard X-Rechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Abs. 1 E-RechV).

Mehr Infos hierzu erhalten Sie unter: https://verwaltungsportal.hessen.de/information/elektronische-rechnungen-im-land-hessen

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die im XML-Format übermittelt wird. Sie enthält alle notwendigen Daten in strukturierter Form, um Rechnungen automatisch verarbeiten zu können. Alle anderen Formate z.B. PDF-Dateien sind keine E-Rechnungen, sondern sonstige Rechnungen!

Neue Definition ab 2025:

– ein strukturiertes elektronisches Dokument im XML-Format, nach der CEN-Norm EN 16931

Was ist die CEN-Norm EN 16931?

– definiert, wie eine elektronische Rechnung länderübergreifend auszusehen hat

– von der EU am 28. Juni 2017 veröffentlicht

Was ist eine XML?

– Extensible Markup Language (erweiterbare Auszeichnungssprache) abgekürzt XML -> zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten im Format einer Textdatei.
Weitere Infos erhalten Sie in der nächsten Frage.

Eine XML ist ein Datenformat, womit man Daten in Textform beschreiben kann. Es wurde entwickelt, um strukturierte Daten effizient und flexibel zu speichern.
Die Datei kann ein Computer lesen und schreiben (Computersprache). Das Dateiformat ist keine Programmiersprache, sondern eine erweiterbare Auszeichnungssprache.
Eine Auszeichnungssprache ist eine maschinenlesbare Sprache für die Gliederung und Formatierung von Texten und anderen Daten wie z.B. HTML (Hypertext Markup Language).
Die XML besteht wie HTML, die als Standardsprache für Webseiten verwendet wird, aus sogenannten Tags die zwischen spitzen Klammern stehen.

Reine PDF-Dateien oder andere nicht strukturierte elektronische Formate sind „sonstige Rechnungen“, wie z.B. Word- (.docx), Excel- (.xlsx) oder Bilddateien (bspw. .tif oder .jpeg) und erfüllen nicht die Anforderungen an eine E-Rechnung.

ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat, das die strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) eingebettet hat.

Beide Komponenten (PDF und XML) müssen in Bezug auf die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG ein identisches Mehrstück darstellen.

Konkret bedeutet dies, dass es keine inhaltlichen Abweichungen zwischen PDF- und XML-Datei geben darf und die XML-Datei die eigentliche E-Rechnung ist.

Die zwei meist genutzten Formate sind:
ZUGFeRD ab 2.0.1 (XML-Datei +PDF-> hybrides Format) und
X-Rechnung (XML-Datei)

Eine X-Rechnung ist eine reine XML-Datei und für das menschliche Auge nicht/schwer lesbar, da sie keine visuelle Komponente beinhaltet. Sie benötigen hierfür eine Softwarelösung, um dieses Dateiformat lesbar zu machen.

Die E-Rechnung ist ein Baustein um die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben. Außerdem ist das Ziel der EU-Kommission ein digitales Reporting – ein sogenanntes Meldesystem für die Umsatzsteuer – einzuführen. Einer der Gründe ist die Bekämpfung des Mehrwertsteuerbetrugs.

Grundsätzlich alle Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes:
– die Lieferungen und Leistungen im Inland (in Deutschland ansässige Unternehmen) erhalten und versenden/erbringen

Z.B. Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, PV-Anlagen Besitzer, Vermieter, Kleinunternehmer, Einzelkaufleute, Ärzte/Heilpraktiker etc., Land + Forstwirte, Vereine,…

Unterschiede/Ausnahmen werden lediglich beim Versand von E-Rechnungen gemacht, nähere Infos unter der Kategorie „Versand von E-Rechnungen“.

Die DATEV E-Rechnungsplattform ermöglicht es zum einen E-Rechnungen zu empfangen und zu versenden (E-Rechnungspostfach), zum anderen gibt es die Möglichkeit eine kleine E-Rechnungsschreibung zu nutzen.

Das Portal wird sukzessive ausgebaut und wird in Zukunft als Drehscheibe für den Austausch der E-Rechnungen dienen. Eine Schnittstelle zu DATEV Unternehmen Online wird auch möglich sein.

Außerdem soll über die Plattform ein Meldesystem für die Umsatzsteuer möglich sein, was der Staat ab voraussichtlich 2028 einführen möchte.

Jeder Unternehmer im Sinne der Umsatzsteuer muss E-Rechnungen empfangen können.

§2 Umsatzsteuergesetz:
Unternehmer ist, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt, unabhängig davon, ob er nach anderen Vorschriften rechtsfähig ist. Das Unternehmen umfasst die gesamte gewerbliche oder berufliche Tätigkeit des Unternehmers.

Darunter fallen auch land- oder forstwirtschaftliche Unternehmen sowie Unternehmen, die umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen wie z.B. Ärzte und Vermieter oder umsatzsteuerliche Kleinunternehmer wie z.B. PV-Anlagen-Besitzer.

Ab 01.01.2025 müssen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen  zu empfangen und lesen/weiterverarbeiten zu können. Ihre Geschäftspartner dürfen Ihnen E-Rechnungen zusenden, ohne dass Sie dem Erhalt der E-Rechnung ausdrücklich zustimmen.

Es empfiehlt sich daher ein revisionssicheres Archiv zu nutzen, um die E-Rechnungen (mit Datensatz) GoBD-konform 10 Jahre aufzubewahren.

Revisionssicher archivieren bedeutet, Dokumente in digitaler oder gedruckter Form vor nachträglichen Änderungen, Fälschungen oder Manipulation zu schützen.

Welche Anforderungen für ein revisionssicheres digitales Archiv beziehungsweise ein revisionssicheres Dokumentenmanagement in Unternehmen gelten, ist in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgelegt.

Diese sind z.B. Nachvollziehbar- und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Elektronische Aufbewahrung, Maschinelle Auswertbarkeit.

Wenn Sie nicht bereits über ein geeignetes System verfügen, empfehlen wir Ihnen für Ihre kaufmännischen Prozesse die Komplettlösung DATEV Unternehmen Online zu nutzen.

Eine E-Rechnung muss wie jede andere Rechnung aktuell 10 Jahre (Stand 2024) aufbewahrt werden.
Da der Eingang der E-Rechnung elektronisch erfolgt, muss diese auch nach RZ 119, 131 GoBD elektronisch aufbewahrt werden.

Es ist daher keine Aufbewahrung in Papierform möglich!

DATEV Unternehmen online ist eine cloudbasierte Komplettlösung für Ihre digitale Buchführung, weitere Infos finden Sie hier: DATEV Unternehmen Online – J+P Gruppe

Ja, bitte sprechen Sie uns vorab an, damit wir prüfen können, ob das System gut mit DATEV kompatibel ist.

Jeder Unternehmer im Sinne der Umsatzsteuer muss E-Rechnungen versenden können.

Ausnahmeregelungen sind unter dem nächsten Punkt aufgeführt.

Ja, Ausnahmen gelten für folgende Sachverhalte:

• Steuerfreie Leistungen nach §4 Nr. 8 bis 29 UStG z.B. Heilberufliche Tätigkeiten, Vermietung und Verpachtung (ohne Umsatzsteueroptierung), Versicherungsleistungen
• Rechnungen bis 250,00€ (sog. Kleinbetragsrechnungen)
• Fahrausweise

Damit die Unternehmer genügend Zeit erhalten, den Prozess digital umzustellen, wurden folgende Übergangsfristen geschaffen:

• Bis 31.12.2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen oder Sonstige Rechnungen (wie z.B. als PDF) versendet werden.
  Zu beachten: Für Sonstige Rechnungen wird die Zustimmung des Empfängers benötigt.
• Bis 31.12.2027 dürfen weiterhin Papierrechnungen oder Sonstige Rechnungen versendet werden, wenn der Umsatz des Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro überschritten hat.
• Ab 01.01.2028 sind alle Rechnungen, die unter die E-Rechnungspflicht fallen, ausschließlich elektronisch auszustellen und zu übermitteln.

Ja, in der Übergangsfrist können Sie noch PDF-Rechnungen versenden. Sie benötigen jedoch eine Einwilligung/Zustimmung von dem Empfänger.

Wie die Einwilligung auszusehen hat, sehen Sie bei der nächsten Frage.

Für den Versand von sogenannten sonstigen Rechnungen wie z.B. PDFs, benötigen Sie eine Zustimmung des Empfängers.

Die Einwilligung/Zustimmung kann wie folgt aussehen:

• Abschnitt 14.4 (1)S. 2 UStAE: bedarf keiner besonderen Form, nur das Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Empfänger
  Bsp: Zustimmung in Form einer Rahmenvereinbarung z.B. AGB

• auch konkludent möglich: Stillschweigende Billigung bedeutet, dass der Kunde nach Zahlung der Rechnung automatisch dem PDF-Format zugestimmt hat.

Nein, Sie benötigen ein System, das E-Rechnungen erstellen und versenden kann. Mit Word und Excel können Sie keine E-Rechnung erstellen. Selbst wenn es Systeme geben sollte, die so etwas umwandeln können, empfehlen wir für die Zukunft definitiv eine Rechnungsschreibungssoftware zu nutzen.

Wenn Sie sehr wenige Rechnungen im Jahr schreiben, gibt es über die DATEV E-Rechnungsplattform das Tool „E-Rechnungsschreibung“ für 5€ pro Jahr.

Es ist definitiv zu empfehlen, sich rechtzeitig mit dem Thema auseinanderzusetzen um im Vorfeld ggf. verschiedene „Rechnungsschreibungs-Software“ zu testen und das für Sie passende Produkt für Ihr Unternehmen zu finden.

Und vergessen Sie nicht, Sie haben viele Vorteile wenn Sie auf die E-Rechnung umstellen!